Chapitre 10 : Moderniser et simplifier l’État en région

Pour conduire l’ensemble des politiques publiques, l’État doit se moderniser en permanence et assurer l’efficacité de son organisation et de la gestion de ses ressources. Qu’il s’agisse de revisiter les méthodes de travail ou de coopération à l’échelle régionale ou d’adopter de nouveaux outils destinés à simplifier la gestion des différentes ressources, les services de l’État en région ont démontré en 2018 leur capacité d’innovation et d’adaptation.

Ces démarches s’inscrivent résolument dans le programme national « Action publique 2022 » (AP 2022) visant à améliorer la qualité des services publics, à moderniser les environnements de travail des agents, tout en maîtrisant la dépense publique et en optimisant les moyens.

I - Moderniser les méthodes de travail et de coopération

La création d’une communauté de cadres de l’administration territoriale de l’État

Initiée par la DDTM 22 et appuyée par la préfecture de région, la communauté de cadres créée en 2018 répond à un besoin partagé par de nombreux cadres qui souhaitent rompre leur isolement, échanger et mutualiser les actions sur les pratiques managériales, mobiliser et développer la culture du management et enfin être force de propositions et d’innovations.

Toute une série d’actions ont été mises en place à partir de financements nationaux obtenus dans le cadre du fonds d’innovation des ressources humaines. Il en va ainsi de formations d’autoévaluation de ses compétences managériales, de la sensibilisation à l’égalité entre les femmes et les hommes ou encore de la possibilité de contacter un écoutant en ligne. L’une des actions phares a réuni, en septembre 2018, les membres de la communauté avec les cadres dirigeants, en présence du préfet de région, autour d’un séminaire sur le management agile.

40

cadres

4

réunions

8

journées de formation

©SGAR
tilab

Ti Lab : le succès de l’innovation publique

Le 23 novembre 2018, Thomas Cazenave, Délégué Interministériel à la Transformation Publique, a clôturé la semaine de l’innovation publique par un déplacement au Ti Lab. Ce laboratoire régional d’innovation publique, basé à Rennes et porté par l’État et la Région en Bretagne, fêtait ses 18 mois de fonctionnement.
Depuis mi-2017, le laboratoire s’impose comme un lieu ressource pour les agents publics qui désirent construire autrement les politiques publiques et qui souhaitent placer l’usager au centre des réflexions : 10 projets incubés, 50 actions accompagnées, 180 ateliers proposés qui ont rassemblé 3 000 participants et 800 usagers.
Pour découvrir le Ti Lab en images :

https://vimeo.com/252666705
https://vimeo.com/337253963

3 000

personnes
ont participé aux actions du Ti Lab

800

usagers ont contribué
à construire autrement les politiques publiques

Un support interactif pour valoriser les activités de l’Etat

La transformation des services de l’État par le numérique est une réalité. Pour illustrer cette dynamique à l’échelle de la Bretagne, l’édition 2017 du rapport d’activité des services de l’État en région a, pour la première fois, été présentée sous une forme dématérialisée et interactive.

Concis et illustré, le site Internet rend compte des axes prioritaires de l’action de l’État et des temps forts de l’année écoulée. Cette innovation a permis une valorisation plus large qu’auparavant des activités des services de l’État et a facilité l’accès direct des citoyens. Depuis la mise en ligne, 1 100 internautes ont consulté le site et près de 3 200 pages ont été vues.

 

1er

rapport d'activité
des services de l’Etat entièrement dématérialisé

Consultation du rapport d’activité des services de l’État sur smartphone et ordinateur

72%
des marchés interministériels régionaux attribués à des PME du territoire

Développer l’accès des PME du territoire aux achats de l’État en région

En 2018, la PFRA Bretagne a construit les achats de l’État en région dans un double objectif. Un objectif d’efficience afin de répondre de manière aussi proche que possible à la diversité des besoins des services de l’État en région, un objectif d’amélioration de l’accès des PME à la commande publique. La programmation des achats régionaux, l’allotissement, le sourcing ont ainsi permis de notifier en 2018 près de 72 % des marchés interministériels régionaux à des PME du territoire. Fin 2018, la PFRA Bretagne a lancé l’expérimentation de l’empreinte économique des achats qu’elle assure.

L’animation d’un réseau régional d’acheteurs

En 2018, la PFRA a animé le réseau régional des acheteurs en organisant des réunions trimestrielles, lieu d’information et d’échanges des bonnes pratiques en matière d’achats publics. Plus encore, la PFRA Bretagne a organisé, avec le concours de la CCI 35 et de la French Tech, les 2èmes rencontres de l’achat public en juillet 2018 permettant pour la première fois en Bretagne la rencontre d’acheteurs des trois versants de la fonction publique avec des start-ups du territoire.

Enfin, la PFRA a accompagné les services de l’État en région au-delà des seuls marchés régionaux en assurant près de 300h de conseils et expertise auprès des services.

Rencontres régionales de l’achat public Rennes juillet 2018

4
réunions d’animation du réseau

Organisation des 2ndes rencontres régionales de l’achat public

300
heures de conseils

Poursuivre la modernisation de la Dépense de l’État

Le secteur de la dépense de l’État poursuit ses actions de modernisation au travers de la création à titre expérimental d’un centre de gestion financière permettant le rapprochement d’un centre de services partagés (CSP) et d’un Service Facturier (SFACT).
L’enjeu de l’expérimentation est de vérifier qu’un centre de prestations financières unique apporte une meilleure qualité de service aux services prescripteurs et aux fournisseurs de l’État.

II - Moderniser la gestion des ressources et des moyens

Dématérialiser les marchés publics

Afin d’être prêts au 1er octobre 2018, échéance clef de la dématérialisation des marchés publics, la PFRA Bretagne a rédigé un guide pratique relatif à la dématérialisation des marchés publics, qu’elle a présenté lors de réunions départementales et diffusé à l’ensemble du réseau des acheteurs de l’État (près de 130 personnes). Les lettres d’information de la PFRA Bretagne ont permis d’apporter des compléments par des conseils et expertises sur cette thématique à l’ensemble de la communauté des acheteurs en Bretagne.

Publication du premier Guide pratique relatif à la dématérialisation des marchés publics

Organisation de 4 réunions départementales de présentation

Délai global de paiement pour l'État :

15,5

jours

Dématérialiser les factures

L’année 2018 poursuit la montée en puissance de la facturation électronique. La dématérialisation des factures fournisseurs a encore progressé ; 44 % des factures relatives à la commande publique sont désormais dématérialisées et 68 % pour les services en mode facturier (SFACT). L’obligation concerne les grandes entreprises depuis 2017 et les entreprises de taille intermédiaire depuis 2018. En avril 2018, un troisième service en mode facturier a été créé pour traiter les dépenses de la plate-forme interrégionale du ministère de la Justice.

Handipacte Bretagne 2ème génération

Le dispositif Handipacte constitue le cadre d’intervention interministériel en direction des personnels de l’État en situation de handicap. La deuxième génération s’est déployée tout au long de l’année 2018, autour de quatre axes qui la structurent.

Le premier porte sur l’observation et l’analyse afin de définir et formaliser une véritable politique de gestion du handicap en milieu de travail ordinaire.

Le second vise au développement de la mise en réseau et de l’animation pour professionnaliser les acteurs et pour capitaliser les actions et initiatives locales.

Le troisième favorise l’innovation et l’expérimentation pour créer les conditions encourageant l’insertion et le maintien dans l’emploi des agents des trois fonctions publiques.

Enfin, le quatrième axe conforte le besoin d’information et de communication sur les actions. La réalisation d’une enquête auprès d’agents en situation de handicap pour identifier les problématiques rencontrées et apporter des solutions adaptées figure au nombre des nouveautés introduites dans le dispositif.

Réunion du comité des employeurs du Handipacte Bretagne novembre 2018

Taux d’emploi légal 2018 de la fonction publique de l’Etat en Bretagne :

6,51%

200
agents accompagnés

Accompagner la mobilité des agents

Afin d’aider les agents des trois versants de la fonction publique désireux de s’engager dans une mobilité fonctionnelle ou géographique, les employeurs publics bretons ont créé une journée spécifique à leur attention réalisée dans chacun des départements de la région. En 2018, ce sont le Finistère et les Côtes d’Armor qui en ont bénéficié. Organisés par les centres de gestion de la fonction publique territoriale et la PFRH du SGAR, cette journée est l’occasion d’analyser la dimension réglementaire de la mobilité et du marché local de l’emploi public, de s’approprier les mécanismes de rédaction du CV et de la lettre de motivation, de s’informer sur les actions de formation possibles et de s’entretenir en tête à tête avec un ou deux conseillers mobilité. A Quimper comme à Saint-Brieuc la fréquentation s’est élevée à plus d’une centaine d’agents.

Atelier mobilité de juin 2018 avec le CDG 29 à Quimper

Gestion des parcs automobiles : déploiement d’un logiciel

Fin novembre 2018, le logiciel interministériel de gestion de la flotte automobile régionale, CarFleet, a été déployé en Bretagne (excepté le module de réservation qui le sera en 2019).
Dans ce cadre, un réseau de gestionnaires de flotte, de parcs et de pools a été constitué dont plus de la moitié a suivi une formation sur ce nouveau logiciel, structurant et renforçant ainsi les compétences dédiées à la gestion des parcs automobiles.
Des formateurs-relais, répartis sur les 4 départements bretons, apportent au quotidien leur soutien aux gestionnaires et forment les personnes nouvellement affectées.
Ce nouvel outil est destiné à accompagner les gestionnaires dans le pilotage et l’analyse des coûts de gestion du parc automobile de l’ensemble des préfectures, directions régionales et directions départementales interministérielles. Il s’inscrit dans une démarche d’optimisation de l’utilisation des véhicules, de réduction du parc automobile et de mutualisation des moyens.
A titre d’exemple, le parc des directions régionales et départementales a été réduit de 6,80 % entre 2015 et 2018 et 42 véhicules sont d’ores et déjà mutualisés. De plus, le recours aux véhicules électriques progresse : ceux-ci représentent désormais 6,43% de ce parc.

Chiffres-clés 2018 :

828
véhicules au
31 décembre 2018

73
gestionnaires de flotte, parcs et pools

43
gestionnaires formés dont 8 formateurs-relais

5
sessions de formation

Immobilier : de la stratégie régionale aux projets concrets

Elément structurant de la transformation de l’action publique, la politique immobilière de l’État (PIE) vise notamment à simplifier l’accès des usagers aux services publics par l’optimisation des implantations et de l’occupation du patrimoine immobilier de ses administrations.

Le schéma directeur de l’immobilier en région Bretagne élaboré en 2017 a été validé en 2018 ; il détermine les actions et sites prioritaires d’intervention pour les trois années à venir. Les opérateurs de l’État sont également tenus de mettre en place une stratégie immobilière quinquennale via les schémas pluriannuels de stratégie immobilière (SPSI), participant ainsi à l’effort de rationalisation et de performance immobilière mené par l’État au service des usagers. Le préfet de région a validé les SPSI de 9 opérateurs présents en région, conformes aux orientations du SDIR (exemple : la cité administrative de Brest figure dans le SDIR et sa rénovation est en cours d'étude – cf. illustration).

Par ailleurs, tout projet immobilier de regroupement, de relogement et de densification des services de l’État est désormais soumis à une procédure de labellisation qui permet d’apprécier sa conformité aux exigences de la PIE et du SDIR (Schéma directeur régional de l’immobilier en région), ainsi que sa performance économique, budgétaire et écologique. La Conférence régionale de l’immobilier public et le responsable régional de la politique immobilière de l’État (le DRFIP) soumettent à la décision du préfet de région leur avis sur les projets inférieurs à 5M€.

Au-delà, les décisions sont prises au niveau national. A ce titre, le préfet de région a labellisé 9 projets immobiliers bretons en 2018.

Cité administrative de Brest

Chiffres-clés 2018 :

9
schémas pluriannuels de stratégie immobilière (SPSI)
d'opérateurs de l'Etat, validés par le préfet de région

9
projets immobiliers labellisés par le préfet de région

Un programme immobilier pénitentiaire important sur l’inter-région

Service déconcentré du ministère de la justice, la Direction Interrégionale des Services Pénitentiaires (DISP) de Rennes - Bretagne, Normandie et Pays de Loire - est placée sous l’autorité d'un directeur interrégional. Celui-ci anime et coordonne l’activité :

- de 24 établissements pénitentiaires (dont sept sont en gestion déléguée), dont sept se situent en région Bretagne : le centre pénitentiaire des hommes de Rennes-Vezin, le centre pénitentiaire des femmes de Rennes, les maisons d'arrêt de Saint-Malo, Saint-Brieuc, Brest et Vannes et le centre pénitentiaire de Lorient.

- de 14 services pénitentiaires d’insertion et de probation (SPIP), répartis au sein de trois régions administratives recouvrant le ressort de cinq cours d’appel (Angers, Caen, Poitiers, Rennes et Rouen). Quatre d'entre eux (SPIP 22, SPIP 29, SPIP 35 et SPIP 56) maillent le territoire breton, selon un découpage départemental (siège et antennes).

Le Premier ministre a annoncé le 6 octobre 2016 à Agen un programme immobilier pénitentiaire visant à atteindre l'encellulement individuel qui se concentre donc sur la construction de maisons d'arrêt et de structures visant la préparation à la sortie. En octobre 2018, la garde des sceaux, ministre de la justice, a développé le programme immobilier pénitentiaire. L'impact sur notre interrégion sera fort, puisque sont prévues six nouvelles structures (trois maisons d’arrêt, dont une autour de Rennes et trois structures d’accompagnement à la sortie (SAS).
De même, un projet de base, visant à centraliser en toute proximité de Rennes l’ensemble des services opérationnels de la DISP de Rennes, ainsi qu'un centre de formation territorial pour le grand Ouest regroupant le pôle de formation de Rennes et un stand de tir, est à l’étude.

III - Simplifier les démarches

Agir au service de la compétitivité des entreprises : la démarche de l’interlocuteur unique

La douane poursuit le développement du Guichet Unique National (GUN) et conforte son rôle d’administration de référence en matière de gestion des flux internationaux de marchandises.
Grâce au GUN, les entreprises n’ont plus à se déplacer pour faire viser l’une des autorisations, licences ou certificats exigés par les administrations au moment du dédouanement de marchandises soumises à des règlements particuliers (produits stratégiques, produits d’origine animale, etc.). L’interconnexion entre les applications de la douane et des administrations partenaires permet de dématérialiser complètement les formalités de dédouanement. En outre, elle simplifie ainsi les formalités et permet aux entreprises un gain de temps et une optimisation de leur trésorerie tout en sécurisant leurs procédures.

GUN intègre la gestion des certificats CITES, des semences et plantes (GNIS), des supports édités par la direction générale de l’armement (LEMG), des biens à double usage (licences BDU), de la direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (certificats de conformité fruits et légumes), de la Commission européenne (documents sanitaires DVCE, DCE, …), etc...

Le prélèvement à la source (PAS) de l’impôt sur le revenu

L’année 2018 a été marquée par la transition vers le nouveau système de recouvrement de l’impôt sur le revenu : le prélèvement à la source (PAS). Sans modifier les règles de calcul de l’impôt, le PAS offre la possibilité aux contribuables de faire évoluer tout au long de l’année leur situation fiscale et ainsi d’adapter le montant des prélèvements (changement de revenus, événement de vie, etc.). Le PAS permet de supprimer le décalage d’un an entre la perception des revenus et le paiement de l'impôt sur ces revenus. Le paiement de l’impôt est également réparti sur 12 mois.

Pour mener à bien cette réforme, la DRFIP 35 a mis en place un important dispositif de gestion de l’entrée dans la réforme. Outre les travaux préparatoires techniques, une importante phase de communication auprès des différents publics a été mise en place. Les entreprises, les associations, les collectivités locales et les contribuables ont ainsi été informés tout au long de l’année des conditions optimales de passage au PAS. La bonne mise en place du PAS en 2019 pour les 38 millions de foyers fiscaux français est saluée par les différents observateurs.

Le timbre fiscal électronique

La DGFIP s’est lancée depuis 2015 dans la dématérialisation des timbres fiscaux ; le timbre pour les passeports est le premier à avoir bénéficié de cette avancée. Au fil des ans, cette possibilité s’est étendue jusqu’à sa généralisation au 1er janvier 2019, participant à la simplification des procédures et à la recherche d’optimisation des services publics offert à la population.
Le timbre fiscal électronique concerne désormais la délivrance d’un passeport, du permis bateau, des titres pour les étrangers et des attestations d’accueil, la naturalisation, le renouvellement de la carte nationale d’identité ou du permis de conduire en cas de perte ou de vol.

Les contribuables peuvent ainsi acheter, être remboursés de leurs achats ou avoir des réponses à leurs questions directement en se rendant sur le site de la DGFIP : timbres.impots.gouv.fr. Ce service est disponible 24h/24h et 7j/7j sans avoir besoin de passer par un intermédiaire.
Le timbre électronique est également vendu par les buralistes agréés tout comme les timbres-amendes papiers.

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